Kontroly

Účelem kontrol je potvrdit, zda byla obci vyplacena odměna za zajištění zpětného odběru a využití odpadů z obalů v souladu se Smlouvou. V případě, že obec Dodatkem č. 1 ke Smlouvě  pověří výkonem některých povinností ze smlouvy třetí subjekt (Dodavatele), je obec povinna zajistit součinnost Dodavatele při průběhu kontrolu.

Kontroly zajišťují pro EKO‑KOM, a.s. externí kontroloři. Kontrolor se při kontrole prokazuje zvláštním průkazem.

Společnost obci písemně oznamuje provedení kontroly, a to nejméně 15 pracovních dní před stanoveným datem kontroly. V tomto oznámení je uveden předmět kontroly, výzva k předložení všech kontrolovaných dokladů dle požadavků vyplývajících ze Smlouvy. Úpravu data konání kontroly je možné učinit telefonicky. Kontrola musí být provedena ve stanoveném nebo dohodnutém termínu. Rozsáhlejší kontroly mohou být rozloženy i na několik dní. V průběhu kontroly může být časový plán přizpůsoben konkrétní vzniklé situaci.

Na základě provedené kontroly je na místě vyhotoven a oběma stranami podepsán Protokol o provedení kontroly. Kontrolor provádí hodnocení na základě zjištěných skutečností a kriterií, která musí být v souladu s účelem a zaměřením prováděné kontroly.

Protokol o provedení kontroly musí obsahovat:

Identifikaci kontrolora a kontrolované strany

Souhrn předložených dokumentů a dokladů týkajících se předmětu kontroly, vyplývajících ze smlouvy a vztahujících se ke konkrétní kontrole případně dalších doplňujících materiálů za kontrolované období. Jedná se zejména o:

• doklady potvrzujících hmotnost a způsob vážení sebraného odpadu

1. faktury (pokud je na nich uvedena hmotnost odpadu)

2. vážní lístky

3. písemná potvrzení o převzetí odpadu

4. průběžná evidence

• doklady o skutečné četnosti vývozu nádob

1. smlouva se svozovou firmou kde je uvedena frekvence obsluhy

nádob

2. faktury (pokud je na nich uvedena frekvence obsluh nádob)

3. písemné potvrzení o provedeném svozu

4. provozní deník

• doklady o předání odpadů k využití

1. faktury

2. dodací listy

3. vážní lístky

4. aktualizovaný dotazník

• doklady o způsobu použití odměny

1. faktury

2. potvrzení, paragony

• způsob informováni občanů o systému zajištění zpětného odběru a recyklace odpadů z obalů

1. samolepky na kontejnerech – fyzická kontrola

2. existence nějakého způsobu informování obyvatel (rozhlas,

úřední deska, webové stránky, místní tisk, letáky

• kontrola počtu a stavu nádob zapůjčených obci od společnosti EKO‑KOM, a.s.

1. inventurní soupisy a přehledy

2. fyzická kontrola na místě

3. jiné relevantní doklady

V případě kontroly obcí ze svozové oblasti, může kontrolor požadovat metodiku rozpočítávání odpadů na jednotlivé obce, případně příkazy k jízdě apod.

Celkové pravdivé zjištění stávajícího stavu v průběhu kontroly v konkrétní obci na základě smluvních kritérii za kontrolované období

Závěrečné hodnocení kontroly – kontrolor zhodnotí plnění Smlouvy dle míry neplnění smluvních požadavků, které je doloženo objektivním důkazem za kontrolované období (tj. informací, jejíž pravdivost může být objektivně prokázána), a to s výsledkem:

Smlouva není porušena – plnění smluvních požadavků ve všech bodech smlouvy

Smlouva je porušena – kontrolor uvede způsob a příčiny porušení smlouvy.

Za porušení smlouvy se považuje:

–       nepředložení  potřebných dokladů a dokumentů dle smlouvy viz. předmět kontroly obcí

–       zjištění rozdílů mezi dokladovanou skutečností a údaji uvedenými ve výkazech – evidenci (rozdíl v množství odpadů, četnost svozů )

–       nesoučinnost kontrolované strany

–       neprokázání použití finanční odměny

–       neinformování občanů o systému EKO‑KOM

–       administrativní pochybení

V případě, že při kontrole nebyly na místě obcí předloženy kontrolorovi všechny požadované doklady a dokumenty vyplývající z plnění smlouvy, uloží kontrolor obci dodatečnou lhůtu k dodání veškerých požadovaných skutečností. Kontrola může být uzavřena pouze v případě, že obec dodá požadované materiály k datu vypršení této lhůty. Stanovená dodatečná lhůta musí být kontrolorem uvedena v Protokolu.

Vyjádření pověřeného zástupce obce ke způsobu provedení kontroly.

Datum kontroly a podpis pověřeného zástupce obce a pověřeného kontrolora

Závěrečná klauzule

V případě zjištění porušení smlouvy, uděluje společnost nápravná, nebo preventivní opatření, a to prostřednictvím příslušného regionálního manažera. Mezi nápravná opatření patří zejména vrácení neoprávněně vyplacené odměny apod.

V rámci smluvního vztahu se svozovou firmou je společnost EKO‑KOM, a.s. oprávněna provést kontrolu pravdivosti informací poskytovaných společnosti formou Výkazů, v souladu s příslušným ustanovením smlouvy. Účelem kontrol je potvrdit, zda byla firmě vyplacena odměna za zajištění využití odpadů z obalů v souladu se Smlouvou. Postup kontroly je totožný s postupem při kontrole obce.