Ombudsman pro obce systému EKO-KOM

Autorizovaná obalová společnost EKO‑KOM, a.s. (dále také „AOS EKO‑KOM“ či „společnost“), upřednostňuje smírná řešení sporů se svými  partnery z řad samospráv měst a obcí, které jsou zapojeny do systému zpětného odběru obalů a má zájem hledat a nalézat účinná řešení maximálně odpovídající partnerům a jejich očekávání.

V zájmu co nejkvalitnějšího a nejúplnějšího poskytování služeb svým partnerům se AOS EKO‑KOM, a.s. rozhodla zavést institut nezávislého ombudsmana pro obce zapojené do systému EKO‑KOM (dále jen „ombudsman“), který není zaměstnancem společnosti EKO‑KOM, a.s.

V působnosti ombudsmana je řešení podnětů  (podání, stanovisek, stížností či reklamací) právnických osob, partnerů systému EKO‑KOM, tedy všech samospráv měst a obcí zapojených do systému zpětného odběru obalů AOS EKO‑KOM. 

Činnost ombudsmana se řídí a je vymezena dále uvedenými Pravidly a principy.  V souladu s nimi se na ombudsmana mohou obrátit partneři zapojení do systému EKO‑KOM Autorizované obalové společnosti EKO‑KOM.

Stanovisko či doporučení ombudsmana není pro žádnou ze stran právně závazné, nicméně v rámci smírčí procedury se společnost EKO‑KOM vždy zavazuje především doporučeními ombudsmana směřovaná směrem k AOS EKO‑KOM minimálně zabývat.

Ombudsman pro obce systému EKO‑KOM se ve své činnosti zaměřuje primárně na mediaci a řešení nejrůznějších podnětů, podání, stížností, sporů či reklamací ze strany oprávněných zástupců samospráv měst a obcí zapojených do systému zpětného odběru obalů EKO‑KOM. A to těch, které se dotýkají či vyplývají z uzavřených smluvních vztahů mezi obcemi a společností, uzavřených smluv mezi společností a jejími dodavateli, kde jsou samosprávy měst a obcí příjemci plnění vyplývajících z těchto smluv, z uzavřených jiných dohod mezi společností a obcemi a v neposlední řadě platnou autorizací, kterou společnost obdržela od Ministerstva životního prostředí ČR.   

Nezávislého a nestranného ombudsmana pro obce zapojené do systému EKO‑KOM zajišťuje pro systém EKO‑KOM Česká asociace rozvojových agentur (ČARA), která sdružuje regionální rozvojové agentury na území celé České republiky, které systémově od roku 1998 poskytují odborné poradenské služby samosprávám měst a obcí v řadě oblastí veřejné správy včetně oblasti životního prostředí a odpadového hospodářství. Více informací o tomto subjektu na www.cara.cz.
  
 


Pravidla a principy práce Ombudsmana pro obce zapojené do systému EKO‑KOM

 
Jak se obrátit na ombudsmana systému EKO‑KOM nalezne každý především statutární zástupce obce/města/městyse právě v těchto níže uvedených pravidlech a principech. Prosíme, abyste se s nimi seznámili a v případě potřeby podali podání ombudsmanovi systému EKO‑KOM právě prostřednictvím těchto pravidel:

1) Autorizovaná obalová společnost EKO‑KOM, a.s. zřizuje institut nezávislého ombudsmana pro obce, mimořádného mediačního institutu, pověřeného hledáním smírného řešení některých podnětů, podání, stížností, sporů či reklamací partnerů AOS EKO‑KOM uvedených níže. 
 
2) Služby Ombudsmana jsou k dispozici pouze a jen pro partnery systému EKO‑KOM z řad samospráv měst a obcí, tedy obce a města České republiky, které jsou zapojeny do systému EKO‑KOM prostřednictvím platné uzavřené smlouvy (Smlouva o zajištění zpětného odběru a využití odpadů z obalů) – dále také jen „partneři“.
 
3) Ombudsman není zaměstnancem AOS EKO‑KOM a vykonává svou činnost nezávisle a nestranně.
 
4) Při šetření a hledání smírného řešení se ombudsman řídí závaznými právními předpisy, etickými zásadami spravedlivosti, platnou autorizací poskytnutou společnosti ze strany Ministerstva životního prostředí ČR a vnitřními předpisy AOS EKO‑KOM.
 
5) Služby ombudsmana směrem k partnerům jsou bezplatné.
 
6) Doporučení či rozhodnutí ombudsmana není pro účastníky řízení jakýmkoliv způsobem právně závazné a nevyplývají z něj žádné povinnosti a závazky žádné z dotčených stran, nicméně v rámci mediační procedury se společnost zavazuje především doporučeními ombudsmana směřovaná směrem k AOS EKO‑KOM minimálně zabývat.
 
7) Ombudsman má pravomoc šetřit či prověřovat záležitosti týkající se produktů a služeb nabízených partnerům a vyplývajících především z uzavřených smluvních vztahů mezi společností a partnery. Pravomoc ombudsmana rovněž zahrnuje produkty a služby, které společnost nabízí partnerům zprostředkovaně (plnění hrazené společností a zajišťované prostřednictvím dodavatelů na základě smluvních vztahů, kde je partner subjektem, který čerpá plnění z těchto smluv vyplývajících). 
 
8) Ombudsman řeší (a následně zaujímá stanovisko) v následujících typech možných podání ze strany partnerů:
 
a. Podnět – jedná se o nejmírnější stupeň podání z možných podání k ombudsmanovi – jde např. o návrh jiného způsobu řešení popsané situace z pohledu obce jako partnera v rámci konkrétně popsané situace či aktivity, podnět na nedostačují komunikaci zástupců EKO‑KOM či podnět na zlepšení konkrétní služby či aktivity v rámci poskytovaných služeb partnerům ze strany systému EKO‑KOM;   
 
Formulář podání podnětu ombudsmanovi naleznete ZDE
 
b. Stížnost – jedná se o stížnost na konkrétní konání či jednání vyplývající ze vztahu mezi společností a obcí, stížnost na konkrétní chování a jednání společnosti provozující systém EKO‑KOM jako celku či jejích konkrétních zástupců, popis jak byla ze strany společnosti doposud vůči partnerovi věc řešena či komunikována včetně uvedení jmen a příjmení osob společnosti, se kterými doposud partner komunikoval. Jedná se rovněž o nespokojenost s konkrétní realizovanou službou či dodávkou ze strany partnera, za níž dle partnera nese jednoznačnou odpovědnost společnost či osoby za společnost vystupující, může jít o stížnost na druh či kvalitu poskytnutých služeb, dodávek či dokumentů ze strany partnera;
 
Formulář podání stížnosti ombudsmanovi naleznete ZDE

c. Spor – jedná se o již vzniklou situaci, kterou partner již se společností či jejími zástupci v minulosti (i opakovaně) řešil, ale není s výsledkem tohoto řešení spokojen a obrací se proto na ombudsmana se žádostí o možnost řešení tohoto sporu či o pokus o zahlazení sporu;
 
Formulář podání sporu ombudsmanovi naleznete ZDE
 
9) Ombudsman v případě přání partnera zachovává mlčenlivost o konkrétních osobách z řad zástupců společnosti, kteří jsou účastníci podání k ombudsmanovi. Partner do příslušného formuláře podání tuto informaci ombudsmanovi sdělí.  
 
10) Na ombudsmana se mohou obracet partneři systému EKO‑KOM z řad samospráv měst a obcí pouze písemně a to prostřednictvím e-mailu obce, města či městyse):  

Emailová adresa pro podání ombudsmanovi systému EKO‑KOM je: ombudsman@ekokom.cz
 
11) Podání (podnět, stížnost či spor) partnera ombudsmanovi musí obsahovat níže uvedené náležitosti, které jsou uvedeny rovněž ve formulářích podle druhu podání. Tyto formuláře jsou vždy dostupné na webových stránkách společnosti (www.ekokom.cz).  Formuláře podání jsou zpracovány tak, aby při jejich vyplňování zabrali partnerovi co nejméně času. Správně vyplněný formulář musí vždy obsahovat:

a) Identifikaci partnera (název obce/města/městyse, IČ, sídlo, statutární zástupce, telefonní a e-mailové spojení);

b) Popis podání (popis podnětu, stížnosti či sporu) – zcela jasný, srozumitelný a stručný;

c) Možný návrh cílového stavu, kterého se chce autor podání (partner) domoci – obdobně zcela jasný, srozumitelný a stručný;

d) Vyplněné názvy příloh k podání, kterým partner dokazuje a podtrhává svoje podání (nejsou povinným údajem pro vyplnění formuláře). Tyto přílohy pošle emailem spolu s vyplněným a podepsaným formulářem podání;

e) Je-li partner zastupován zmocněncem, předloží zmocněnec ověřenou PLNOU MOC podepsanou od statutárního zástupe partnera;

f) Podpis statutárního zástupce partnera pod příslušné prohlášení a tím i formulář podání spolu s datumem.
 

12) Pokud je podání (podnět, stížnost či spor) ze strany partnera podána v dostatečné podobě a v dostatečném obsahu či objemu informací dle bodu 11., zahájí ombudsman řízení a písemně informuje partnera o nejzazším termínu vydání svého stanoviska.
 
13) Má-li podání (podnět, stížnost či spor) nedostatky, ombudsman partnera písemně uvědomí, o jaké nedostatky se jedná, a vyzve jej, aby tyto nedostatky v přiměřené lhůtě odstranil. Až do odstranění nedostatků je celý proces řízení u ombudsmana přerušen. 
 
14) Ombudsman nezahájí či v případě zjištění v průběhu řízení toto řízení zastaví, pokud:
 
a) předmět záležitosti nenáleží do působnosti ombudsmana;

b) o předmětu záležitosti již rozhodl soud nebo bylo zahájeno řízení před soudem nebo bylo zahájeno rozhodčí řízení;

c) v předmětné záležitosti bylo partnerem podáno trestní oznámení nebo se partner jinak obrátil na kterýkoliv orgán státní správy nebo veřejné moci;

d) předmět podání je v rozporu s platnou autorizací AOS EKO‑KOM, a.s. vydanou Ministerstvem životního prostředí ČR;

e) partner předmětnou záležitost zveřejnil v médiích.
 

15) Zjistí-li ombudsman existenci překážky v řízení, písemně vyrozumí partnera o nepřípustnosti podání (podnět, stížnost či spor). Stanovisko o nepřípustnosti je konečné.
 
16) Zjistí-li ombudsman, že existují důvody, které by mohly vést k pochybnosti o jeho podjatosti v předložené záležitosti, co se týče jeho vztahu k věci, ke partnerovi nebo k jeho zástupci, oznámí toto zjištění společnosti a rovněž písemně uvědomí partnera.  
 
17) Řízení u ombudsmana je písemné.
 
18) Ombudsman se vždy seznámí s předloženou záležitostí a zváží tvrzení, argumenty  a důkazy předložené partnerem. Ombudsman rovněž šetří záležitost v rámci společnosti. Společnost je povinna poskytovat ombudsmanovi veškeré informace tak, aby mohl vést řízení v souladu s obvyklou nejlepší praxí.
 
19) Veškerá stanoviska, prohlášení, dokumenty a podklady poskytnuté ombudsmanovi pro potřeby řízení jsou důvěrné a nemohou být použity nebo zmíněny mimo řízení bez souhlasu účastníků řízení. 

20) Ombudsman má možnost svým stanoviskem:
 
a) doporučit společnosti, aby podání (podnět, stížnost či spor) vyřídila kladně v plném rozsahu;

b) podání (podnět, stížnost či spor) zamítnout s odůvodněním;

c) navrhnout společnosti a partnerovi kompromisní řešení. V tomto případě ombudsman zároveň vyzve partnera, aby se k navrženému kompromisnímu řešení v přiměřené lhůtě vyjádřil. Ombudsman vydá definitivní stanovisko až poté, kdy obdrží partnerův souhlas. Pokud partner s navrženým kompromisním řešením vyjádří zcela jasný nesouhlas nebo neodpoví (nebude na něj reagovat v ombudsmanem stanovené lhůtě), bude záležitost považována ze strany ombudsmana za vyřízenou.

21) Ombudsman o předložené záležitosti rozhoduje pouze jednou. Jeho stanovisko je definitivní a nebude předmětem další korespondence.
 
22) Stanovisko ombudsmana je vydáno písemně a je zasláno partnerovi prostřednictvím e-mailové komunikace. 
 
23) Ombudsman vydá stanovisko bez zbytečného prodlení, avšak nejpozději do šedesáti kalendářních dnů od zahájení řízení. Mimořádně může být tato lhůta prodloužena o dalších třicet dní.