Kontrola obcí

Pro zajištění dostatečné transparentnosti je EKO KOM, a.s. oprávněna provést kontrolu pravdivosti informací poskytovaných formou Výkazů, v souladu se Smlouvou. Účelem kontrol je potvrdit, zda byla obci vyplacena odměna za zajištění zpětného odběru a recyklace odpadů z obalů v souladu se Smlouvou.

 

Kontroly zajišťují pro EKO‑KOM, a.s. externí kontroloři. Kontrolor se při kontrole prokazuje zvláštním průkazem.

Společnost obci písemně oznamuje provedení kontroly, a to nejméně 15 pracovních dní před stanoveným datem kontroly. V tomto oznámení je uveden předmět kontroly, výzva k předložení všech kontrolovaných dokladů dle požadavků vyplývajících ze Smlouvy. Úpravu data konání kontroly je možné učinit telefonicky. Kontrola musí být provedena ve stanoveném nebo dohodnutém termínu. Rozsáhlejší kontroly mohou být rozloženy i na několik dní. V průběhu kontroly může být časový plán přizpůsoben konkrétní vzniklé situaci.

Na základě provedené kontroly je na místě vyhotoven a oběma stranami podepsán Protokol o provedení kontroly. Kontrolor provádí hodnocení na základě zjištěných skutečností a kriterií, která musí být v souladu s účelem a zaměřením prováděné kontroly.

Celkové pravdivé zjištění stávajícího stavu v průběhu kontroly v konkrétní obci na základě smluvních kritérii za kontrolované období.

Závěrečné hodnocení kontroly – kontrolor zhodnotí plnění Smlouvy dle míry neplnění smluvních požadavků, které je doloženo objektivním důkazem za kontrolované období (tj. informací, jejíž pravdivost může být objektivně prokázána), a to s výsledkem :

Smlouva není porušenaplnění smluvních požadavků ve všech bodech smlouvy

Smlouva je porušena   – kontrolor uvede způsob a příčiny porušení smlouvy.

Za porušení smlouvy se považuje:

  • nepředložení  potřebných dokladů a dokumentů dle smlouvy viz. předmět kontroly obcí
  • zjištění rozdílů mezi dokladovanou skutečností a údaji uvedenými ve výkazech – evidenci (rozdíl v množství odpadů, četnost svozů )
  • nesoučinnost kontrolované strany
  • neprokázání použití finanční odměny
  • neinformování spotřebitelů o systému EKO‑KOM
  • administrativní pochybení

V případě, že při kontrole nebyly na místě obcí předloženy kontrolorovi všechny požadované  doklady a dokumenty vyplývající z plnění smlouvy, uloží kontrolor obci dodatečnou lhůtu k dodání veškerých požadovaných skutečností. Kontrola může být uzavřena pouze v případě, že obec dodá požadované materiály k datu vypršení této lhůty. Stanovená dodatečná lhůta musí být kontrolorem uvedena v Protokolu.

Vyjádření pověřeného zástupce obce ke způsobu provedení kontroly.

Datum kontroly a podpis pověřeného zástupce obce a pověřeného kontrolora. 

V případě zjištění porušení smlouvy, uděluje společnost nápravná, nebo preventivní opatření, a to prostřednictvím příslušného regionálního manažera. Mezi nápravná opatření patří zejména vrácení neoprávněně vyplacené odměny apod.

Obecně doporučujeme, aby se kontroly spolu se zástupci obce účastnila i svozová firma, která vlastní většinu potřebných dokladů, a to i v případě, kdy obec prostřednictvím Dodatku ke Smlouvě se společností EKO‑KOM, a.s. pověřila plněním některých povinností vyplývajících ze smlouvy svozovou firmu. Uzavřením Dodatku se totiž obec nezbavuje prokázání pravdivosti údajů poskytovaných svozovou firmou.